介護業界での業務システム導入事例

介護業界は、入居者のケアや記録、ご家族対応など、業務は多忙を極めます。業務システムを導入すると、記録や情報共有にかかる時間短縮につながり、ケアの質向上を目指せるのです。ここでは、 介護業界における業務システム導入事例や、導入するメリットとデメリットについて解説します。

介護業界での導入事例を掲載している開発会社

日立システムズ

メリィハウスの業務システム

メリィハウスでは、利用していない既存システムを、日常的に活用できるものに刷新する必要がありました。既存システムの機能だけではなくベンダーのサポート体制に不満があるほか、事業所のサーバーのメンテナンスにもかなりの労力を要していた状況でした。

導入後は、約3か月でシステムのリプレースを実現。「福祉の森」の導入で、日常的にシステムを活用できる環境になったと言われています。営業やSEも親身になり対応をしてもらえるため、安心してシステムを利用できるようになりました。

日立システムズの基本情報

デジジャパン

秦野インクルージョンの業務システム

導入前は出勤簿に記録して、手作業で集計している状況でした。しかし、事業所の増加に伴い、従来の倍に従業員を増やしたところ、手作業での集計に無理が生じました。タイムカードも候補に挙がりましたが、各拠点からカードを集める手間がかかりそうとの判断に。

システム導入後、勤務時間の集計が自動化されたため、従業員が増えても問題なく対応できました。以前から導入を希望していた変形労働制も導入でき、有給の比例付与も手軽に行えるようになりました。給与システムと連携できたため、給与計算処理も効率化できたのだそうです。

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くすりの窓口

SOMPOケア株式会社の業務システム

システムを導入することによって、記録の検索がしやすくなり、1日単位もしくは1週間単位で状況把握を行えるようになりました。また、記録がしやすくなり、入力時間を短縮化できたと言われています。ご家族が面会に来られた際に、担当者が不在でも、診察や食事の摂取状況なども伝えられるようになりました。

システムはほぼ全員が使用していて、スタッフの意識が変わったと話しています。

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介護業界に対応している業務システムの機能にはどんなものがある？

介護現場では、入居者ごとの状況を把握するための介護記録を自動化できる「介護記録システム」が役立っています。このシステムがあると、長時間の手書きでの作業がなくなり、スタッフ間での引き継ぎや情報共有もスムーズです。

また、医療機関との連携をサポートする「医療・介護連携システム」も便利に利用できます。医療機関と介護施設でデータベースを共有すると、必要な情報を調べやすくなるほか、有事にもスムーズに協力し合えるでしょう。

その他には、出退勤の管理やシフト作成を自動化する「勤怠管理システム」も利用されています。介護職員やケアマネジャー、看護師、パートの事務員といった職種や雇用形態が協働する介護業界で、勤怠管理をIT化するとさまざまなメリットを得られるでしょう。

介護業界で業務システムを導入するメリット

デジタル化で経費削減

介護職員は、記録やケアプランなどさまざまな書類と向き合わなければなりません。このような書類をデジタル化すると、パソコンやタブレットがあればいつでもどこでもスピーディーに作成可能です。これまでかかっていた書類作成に必要な用紙や保管するための棚といった備品を抑えられるのもメリットでしょう。

書類作成や管理にかかる時間を短縮

記録システムを導入すると、同じ情報を別紙に記載する手間が省けたり、回収した記録用紙を日付順に並べたりしなくても済みます。書類作成や管理にかかる時間を短縮できるため、入居者のケアにあてられる時間を増やせるはずです。

介護業界で業務システムを導入するデメリット

コストがかかり断念してしまうケースもあり

システム導入をするとなると、コスト面についても考慮しなくてはなりません。小規模な施設の場合「便利なシステムだけど、導入する経済的な余裕がない」と断念してしまうケースもあります。

苦手意識を持つスタッフも

介護現場で働くスタッフの中には、デジタル機器に苦手意識を持つ方もいて、導入しても定着化を図れない可能性があります。このような場合、開発会社へ、欲しい機能や事業所の悩みなどを積極的に共有していくと、業務にマッチしたシステムにカスタムしてもらえる可能性もあります。

介護業界で業務システムを導入する場合の流れ

業務システムは、主に下記の流れで導入します。

1. システム導入の目的を明確にする
2. 導入するシステムを選定する
3. システムに合わせて業務内容を変更する
4. 導入前｜スタッフへの情報共有・指導
5. 導入後｜利用状況の確認と修正

まず、システムを導入する目的を明確化しましょう。なぜ導入するのか目的を明確にしていないと、事業所に導入すべき介護システムの選定が難しくなるからです。

システムの選定では、事業所に合ったものを導入するようにしてください。料金が安くても使い勝手が悪かったり機能が不足していると、後悔することになるためしっかりと検討しましょう。

システムを有効活用するためにも、導入時には業務内容をシステムに合わせて見直しを行います。導入前の情報共有や、導入後の軌道修正もしっかりと行いましょう。