導入すべき業務システムの選定に役立つ「Fit＆Gap分析」とは？

企業にとって導入すべき業務システムの比較検討に役立つ「Fit＆Gap分析」について、分析の方法や注意点などをまとめました。

Fit＆Gap分析とは

Fit＆Gap分析（フィット＆ギャップ分析）は、導入を検討している業務システムが、自社のニーズや環境に対してどの程度まで適合しているのか検討するための分析手法です。

Fit＆Gap分析では、分析対象となるシステムの性能や機能が、自社の求める条件や目的に対してどの程度「Fit：合致」しており、あるいはどの程度の「Gap：ずれ」があるのか総合的にバランスを考えます。

企業にとって業務システム導入は経営戦略として効果的ですが、現実的に「100％理想通りのシステム」を探すことは困難です。そのためFit＆Gap分析を行い、ニーズに適合している項目と不適合の項目を比較して、全体的なバランスや有用性を考え導入可否を判断します。

Fit to Standardの違いは？

Fit＆Gap分析と似た概念として「Fit to Standard」と呼ばれる考え方があります。

Fit to Standardは、業務システムの導入を前提として、対象となるシステムの標準機能に自社の業務フローや作業スタイルを合致させていくという手法です。

Fit＆Gap分析がシステムと自社ニーズの適合性を検証する手法であるのに対して、Fit to Standardは既存の標準機能に自社環境を近づけるというシステム活用の実践法であると言えます。

Fit＆Gap分析の進め方

Fit＆Gap分析を実際に活用する場合、一般的には以下の流れで進めます。

1. 自社のニーズを明確にする
2. 導入候補となるシステムの選定
3. システムごとのFit＆Gap分析
4. 自社に適切なシステムを決定

ニーズの明確化

Fit＆Gap分析やシステム選定の土台として、最初に自社がシステムを必要とする理由やシステムに求めるニーズについて明確化することが不可欠です。

Fit＆Gap分析はあくまでもニーズとの適合性を比較検討する分析手法であるため、ニーズがきちんと定まっていない状態で活用することはできません。

候補システムの選定

Fit＆Gap分析はシステムの機能とニーズの適合度を調べるものであるからこそ、導入候補となるシステムをピックアップする必要があります。

システムごとのFit＆Gap分析

自社ニーズに対して候補のシステムごとに標準機能やオプションのFit＆Gap分析を実施し、それぞれの適合度を比較します。

導入すべきシステムの決定

Fit＆Gap分析の結果にもとづいて総合的な適合度を確認し、有用性が高いと考えられたシステムを導入製品として決定するという流れです。

Fit＆Gap分析の注意点

要件やニーズの明確化が不可欠

Fit＆Gap分析は、要件やニーズと分析対象のシステムの機能や性能を比較し、適合度を評価する手法です。要件やニーズを明確にすることは、Fit＆Gap分析の前提条件として重要です。自社にとって必要な機能や解決すべき課題を定めていない場合、分析結果の信頼性が損なわれるおそれがあります。

要件の優先順位を設定する

システムの有用性を考えるには、それぞれの要件や機能に関して優先順位を定めておくことも大切です。

例えば総合的な適合度が等しいシステムAとシステムBが存在したとして、実際にどちらのシステムを導入すべきか判断する際は、より優先度の高い要件に適合する機能を搭載している方が有利であると考えられます。

なお、要件の優先順位を設定するためには実際に業務を担当する従業員からの意見をヒアリングしたり、自社が設定する経営戦略や現状の経営課題などを客観的に検証したりすることが重要です。

既存環境との互換性や連携の可否を考える

Fit＆Gap分析によってニーズに対する性能や機能が十分であると認められても、実際にそれが自社にとって「使いやすい」かどうかは別の課題です。

例えば既存システムとの互換性がない場合、導入システムを効果的に活用するために、社内システムを見直したり、バージョンアップに追加費用が発生したりするケースがあります。現状の業務フローや作業の進め方との相性などもあり、必ず導入前にデモやトライアルで使用感をチェックしておきましょう。