パッケージシステムの選び方は？

パッケージシステムの選び方

パッケージシステムは、スムーズに導入できるか、導入後にしっかりと活用できるかを考えた上でを選ぶことが大切です。失敗を防ぐためにも、以下のポイントを押さえておきましょう。

自社業務との相性

最も重要なのは、自社の業務に合った機能が備わっているかです。パッケージシステムには、販売管理や生産管理、会計管理など管理できる業務は複数あります。また、同じ販売管理システムであっても製品によって機能に違いが見られます。

業務仕様や規模、利用人数に見合ったものを選ぶようにしましょう。

システムの操作性

従業員が日々の業務で利用するため、システムの操作性も大切です。操作が分かりにくいシステムを導入してしまうと、従業員へのトレーニングが思うように進まない、従業員から不満の声が上がるなど様々な弊害が生まれる可能性があります。

導入前に実際に使用してみる、デモ画面で確認してみるなど、操作のしやすさをチェックしておきましょう。

セキュリティ環境

パッケージシステムには、製品のデータや従業員の個人情報といった機密情報を保管する機能が備わっています。そのため、セキュリティが強固であるかも重要です。データの暗号化やアクセス制御など、セキュリティ対策がしっかりと備わっているかを確認しましょう。

ベンダーのセキュリティポリシーやセキュリティ監査の状況をチェックしておくのも効果的です。

サポート体制

万が一、何らかの理由によってパッケージシステムが停止してしまった場合、事業の継続に重大な影響をもたらす可能性があります。システム導入後も安定稼働できるよう、サポート体制が整っているかも確認しましょう。

テクニカルサポートやトラブルシューティングなど、困ったときにいつでも対応してくれるサポート力のあるベンダーだと安心です。

中小企業は業務上の課題や悩みを抱えています。そして、解決すべき課題の内容は業界や会社によってさまざま。そのため、中小企業が業務システムを導入するなら、自社の課題を解消する機能を搭載し、予算に合ったシステムを開発する会社を選びましょう。

パッケージシステムを選ぶ際の注意点

オーダーメイドと比較すると、手軽に導入できるパッケージシステムですが、すでに多機能が備わっているからといって安易に選んでしまうのはNGです。

ここからは、パッケージシステムを選ぶ際の注意点について解説します。

業務の洗い出し不足

業務の洗い出し不足によりシステムで対応できない業務が発生すると、大幅な効率低下を招きます。

従来のシステムでは運用できていた業務が新しいパッケージシステムを導入した途端できなくなってしまうケースもあり、特に注意が必要です。

このような問題を起こさないためにも、以下のポイントに注意して洗い出しを行いましょう。

全領域の業務を洗い出せているか

各担当者が社内の業務をただ並べるだけでは、特定の業務領域の洗い出しができず、その領域ごと抜けてしまう原因になります。

重大な漏れを防ぐためにも、部署・担当ごとの業務体系を作成しておくことが大切です。各部署で大枠となる業務の分類を決めてから洗い出し作業を行いましょう。

細かな業務まで洗い出せているか

部署・担当ごとに大枠の業務分類を決めていても、細かな業務を洗い出せていないと漏れが起こる可能性があります。普段よく行う業務のほかにも、イレギュラー的に発生する細かな作業も洗い出しておくと良いでしょう。

見直し不足

業務の見直し不足も、パッケージシステム選びに失敗する要因のひとつです。誰も見ていない帳票作成やどこで使われているのかが不明なデータ入力など、ムダかもしれない業務があるかもしれません。このようなムダな業務に対してシステムや機能を導入しても、なかなか業務の効率化・スリム化は実現しないでしょう。

すべての業務にシステムを取り入れなくてはならない、という考え方ではなく、新しいシステム導入を機に、そもそもこの業務が今後も本当に必要かどうかを見直してみるのも大切です。

業務自体をなくすまではいかなくとも、やり方を変えることによって効率化できる業務もあります。システム導入によってペーパーレスを実現できるのであれば、業務のやり方を変え、かつ全体の効率化につながります。他社の成功事例などを参考に、いま一度業務を見直してみましょう。

導入システムの評価不足

円滑にシステム導入が完了しても、システム投資に対する効果が十分に社内で共有できていないと、せっかくのシステム導入が「成功」として評価されないケースがあります。

評価不足を防ぐためにも、経営者層に対し投資対効果を明確に示すことが大切です。

新システムを導入する前に、投資に対する適切なKPIを設定しておきましょう。システム状況に応じてKPIを設定し、指標の達成を可視化していけば、経営者の不満を取り除くことができます。

現在かかっている維持費を算出してシステム導入後の維持費と比較する、システム導入によって見込まれる工数削減を算出するなど、数値によって可視化する方法も有効です。