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パッケージ型業務システム開発の秘訣とは？
中小企業が業務システムを導入する際、抱えている問題を解決するための選択肢の1つがパッケージタイプの業務システム。とはいえ、何かと業務フローが煩雑になりがちな中小企業の場合、「パッケージ型の業務システムでは、自社に合わなさそう…」といった悩みを持つ担当者も少なくないのでは。
そこで、パッケージ型の業務・基幹システム「KikanTree」を開発し、企業ごとの業務フローに合わせてカスタマイズした上で提供するビビッドソウルの代表・貝沼翔氏に、自社に合った業務システムを導入するポイントやパートナーとなる開発会社の選び方などをうかがいました。
【取材協力】ビビッドソウル
ビビッドソウルは、中小企業を中心に業務システムの開発・提供を行っている開発会社。「真心のものづくり」を信条とし、誰もが幸せと思えるようなプロダクト開発を心掛けています。
デジタル化していなかったり、業務フローが煩雑だったりする中小企業が業務システム導入を検討する際、なにより大事なのはパートナーとなる開発会社の選び方。中小企業にピッタリな業務システムを開発し、誰もが幸せになる環境の提供を目指すビビッドソウル。そんなシステム開発会社に見極めポイントを教えていただきました。
自社に合った業務システムを提供してくれる
開発会社を見極めるポイントは？
画像引用元：ビビットソウルFacebook（https://www.facebook.com/photo?fbid=664546689104700&set=pcb.664546739104695）
初めて業務システムの導入を考えている場合も、リプレイスの検討をしている場合でも、最初に開発会社に相談する際には、「いかに自社に合った業務システムを提供してくれるか」を見極めることがポイント。企業から相談を受ける開発会社から見た、見極めポイントとは？
Ａ．リリース後の運営体制を確認
システム関連はリリースしてからが本番。特に業務システムの場合、毎日運用するものなので、リリース後の体制を現場の方から確認しておくとよいでしょう。「トラブルをスムーズに解決できるか」「ちょっとした質問に対する回答はスムーズにもらえるか」などは、とても重要なポイントです。
Ａ．ヒアリングや要件定義をどのように進めるのかを確認
業務システムを使う主な目的は、「ミスをなくす」「作業時間を短縮する」の2点です。その目的を達成するには、使う人のITリテラシーや利用するシーン（例／営業中にスマホで使用するetc.）によって、使い勝手を調整することが大事。そのため、業務システムを導入する現場の方とのヒアリングはとても重要になります。
ITに詳しくない人は“これだけ”提供すれば問題なし！
紙ベースで業務を管理していたり、そもそも業務システムで何ができるのかを具体的に把握できてなかったり…。ITに詳しくない場合、開発会社に問い合わせることそのものが、ハードルの高い行動であることも。開発会社に相談から導入まできちんと伴走してもらうため、準備しておくとよいものをご紹介しましょう。
Case1.紙の帳簿を使っている企業の場合
相談時に、実際に使っている紙の帳簿を持っていきましょう。そして、実際どのように使っているのかを説明しましょう。その内容をベースに、開発担当のディレクターが丁寧にヒアリングし、必要な業務システムを提案してくれます。ITに詳しくない場合でも、専門用語を極力使わず、話しやすい雰囲気の中でヒアリングをしてくれます。
Case2.Excelを使って管理している企業の場合
相談またはヒアリング時に、使用しているExcelのデータを持っていきましょう。紙の出力でも、Excelデータを持参でも大丈夫。実際にExcelでどのような業務を管理しているのかを説明しましょう。その内容をベースに、開発担当のディレクターが丁寧にヒアリングし、必要な業務システムを提案してくれます。
中小企業に寄り添う開発会社「ビビッドソウル」とは？
画像引用元：ビビットソウルFacebook（https://www.facebook.com/photo/?fbid=664546682438034&set=pcb.664546739104695）
企業理念は「真心のものづくりを通し、全従業員、全人類、全生物の幸福に貢献すること」というビビッドソウル。
企業のお悩みを真摯にヒアリングし、パッケージ型業務システム「KikanTree」をカスタマイズしてくれるビビッドソウルについて、会社の特徴から「KikanTree」で解消できる課題、導入事例まで紹介します。
企業理念は「顧客の“幸せ”を叶えるものづくり」
ヒアリングを「ものづくりの最重要工程」ととらえ、重要視しているビビッドソウル。業務システムの導入を検討している企業の希望はもちろん、担当者が気づいていない課題を抽出するためにも、丁寧すぎるほどのヒアリングを行っています。
またシステム導入後、実際に運用してからが本番と考え、運用後もしっかり寄り添ってくれます。
ビビッドソウルの「KikanTree」が解消できる課題
（https://kikantree.jp/）
ビビッドソウルのオリジナル業務システム「KikanTree」はパッケージタイプ。ニーズに合わせてカスタマイズすることで、高機能な業務システムをリーズナブルに提供しています。フルスクラッチのオリジナル業務システムとパッケージ型業務システム、両方のよさを併せ持つ、中小企業にピッタリな業務システムで、新規導入にもリプレイスにも対応可能です。
※「KikanTree」はDXPO東京2022に出展しました。
Case1.顧客管理
顧客データの管理を中心に、商談、お中元やお歳暮、今週のルート営業先、顧客毎のおすすめ商品なども管理する機能を持たせることができます。
Case2.従業員管理
従業員の目標や成果、日報など、従業員の業務に関するあれこれを管理するシステム開発が可能です。
Case3.提案書管理
従業員が個々に管理していた提案書を、全社の資産として一元管理。条件を設定して検索すると、過去に誰かが作った提案書がピックアップされる…、そんな便利なシステムの開発もできます。
「これまで業務システムを使っていたけれど、いろんな不具合が生じてしまったため、別の業務システムを導入したい」といった要望も、中小企業ならでは。「KikanTree」なら、以下のような課題も解決できます。
- 機能を拡張し続けた結果、使い勝手が悪くなってしまった
- 業務にピッタリなサービスがなかったため、複数のサービスを使っているが、運用が大変
- 業務システムを作った社内のエンジニアが退職してしまった。設計書も無く、バージョン管理のリスクが伴う
- 業務フローに合わせて、使いやすく作り替えたい
「KikanTree」の公式HPで
活用できる業務例を詳しく見る
ビビッドソウルの事例紹介
ショップへの卸とECサイト運営を行う卸小売業「株式会社萌木」の事例
（ビビッドソウル提供）
「KikanTree」導入前の業務フロー
卸業務では、メールと電話で受付し、エクセルに入力。ECサイトはメールで届いた受注情報を確認し、エクエルに入力。それを、1日1回発送センターにメールで送付していました。
抱えていた課題
誤入力が原因で発送内容にミスが発生、卸先からお叱りのクレームを受けていました。その他、発送センターへのメール送付直前に業務が立て込んでしまうといった課題も。また、順調に受注が増えるものの、それに比例して問題が増加するという悩みもありました。
導入した業務システムの機能
ショップからの注文用フォームを作成し、自動的に管理システムへ注文を登録（手動登録も可）。ECサイトからの注文も自動的に管理システムへ登録できるようになりました。
導入後、管理システムで当日の注文一覧を確認・発送センターへの連絡前にチェックが可能に。また、チェック完了後、システムから発送センターに、発送データを直接送信できるようになりました。
ミスがなくなり、もちろんクレームもなくなりました。その結果、営業活動に時間が使えるようになり、売上が上がりました。
マンション管理業の事例
抱えていた課題
業務の流れが非常に特殊で、各マンション固有の施設（例えばジム）の予約や抽選、それに伴うIOT施錠、監視カメラの管理、さらにオーナーとのコミュニケーションなど、 一般的な業務システムのパッケージでは対応が難しい業務ばかりでした。
導入した内容
クライアントの業務を詳細に分け、「KikanTree」の既存機能を選び出しつつ、必要に応じてカスタム開発を加えました。
「KikanTree」の導入により、スクラッチでの一からの開発に比べて、短納期かつコスト効率良く、安定したシステムの提供が可能になりました。
カスタマイズ性の高いパッケージ型「KikanTree」の魅力
比較的スピーディーに導入できるパッケージ型の業務システムは、時間もお金も節約したい中小企業にとって便利なもの。ただ、機能は満たしていても使いづらかったり、応用的な使い方ができなかったり、新しい機能を追加できるような設計ではなかったりと、汎用性の高さを求める中小企業にとっては、マイナスポイントがあることも否めません。
「KikanTree」なら、多彩なパーツを組みわせることで、中小企業ならではの業務フローにジャストフィットしたカスタマイズが可能。一般的な業務システムでは実際のフローに合わない場合でも、課題解消のためのカスタマイズ案を提案してくれます。
ビビッドソウル代表：貝沼翔氏
プロフィール
（ビビッドソウル提供）
システム開発会社で証券会社や通信キャリア、競馬場の基幹システムを中心に、プログラマーとして開発に携わったのち、ホームページ制作会社でWEBディレクターに転身。中小零細企業を中心に200企業ほどのホームページ制作に携わる。アプリ制作会社では執行役員に就任。TVerや首相官邸などのアプリ開発プロジェクトに参画。2017年8月、株式会社ビビッドソウルを設立。
業務システムの導入を検討している方へのメッセージ
（ビビッドソウル提供）
「自分の人生を消費するので、自分が大切にしているもの（＝思いやり）に自分を使いたいと思い、起業を決意しました。利益になりづらくリスクになりやすい、10年も20年も改善されない課題に、将来的には積極的にアプローチしたいと思っています。
相談は無料ですし、他社のサービスの方が適していれば、そのようにご案内させていただていますので、もしお困りのことがあるようでしたら、あまり悩まずにご相談いただければうれしいです。
もしお仕事としてご縁がなかったとしても、お話を聞かせていただくだけで、我々は成長に繋がりますし、十分得るものがありますので、お困りのことがありましたらなんでもご相談ください」（貝沼氏）
ビビッドソウルの基本情報
| 会社名 | 株式会社ビビッドソウル |
|---|---|
| 事業内容 | システム開発、サービス協業、 UI・UX設計 |
| 本社所在地 | 東京都文京区本郷3-5-2 U biz 本郷 4F |
| 電話番号 | 050-5360-8496 |
| URL | https://vividsoul.co.jp/ |